کنترل در مدیریت و سازمان چه مفهومی دارد؟

کنترل در مدیریت چنان مهم و حیاتی است که در همان سال‌های نخست مطرح شدن مدیریت علمی توسط کسانی مانند تیلور و فایول، نقش کنترل کننده نیز به عنوان یکی از نقش های مدیران مطرح شد.

هنوز هم در کتاب های آموزش مدیریت میخوانیم که وظایف اصلی یک مدیر شامل برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری است

اما کنترل در مدیریت چیست؟ و آیا با کنترل در مفهوم عام آن تفاوت دارد؟

پیش از  تعریف کنترل در مدیریت و سازمان و انواع کنترل، لازم است بدانیم که چه چیزهایی و چه کارهایی، کنترل محسوب نمی‌شوند.

کلمه‌ی کنترل در زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی‌گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است.

در صورتیکه مفهوم کنترل در مدیریت و سازمان کاملاً متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست.

می‌توان گفت یکی از نخستین تعریف‌های کنترل در مدیریت را هنری فایول ارائه کرده است:

تعریف کنترل از دید هنری فایول چیست؟

“کنترل یعنی نظارت دائمی بر یک فعالیت. نظارت دائمی با این هدف انجام میشود که مطمئن شویم همه چیز طبق برنامه ای که از قبل تعیین شده اجرا میشود. کنترل همچنین شامل بازنگری و اصلاح نیز هست. هر زمان که دریابیم خروجی، با برنامه از پیش تعریف شده همخوانی ندارد، بایستی اقدام اصلاحی در فرآیند یا در برنامه انجام شود.”

تعریف مفهوم کنترل در مدیریت چیست؟

کنترل یعنی تلاش سیستماتیک توسط مدیران کسب و کار برای اینکه عملکرد را با استانداردهای از پیش تعیین شده‌ و برنامه‌ها و اهداف بسنجند و بر اساس اجرای فرآیند کنترلی بایستی استنباط شود که آیا عملکرد و خروجی مطابق انتظار هست یا خیر؟ اگر پاسخ مثبت است در جستجوی نقاط بهبود باشیم و اگر پاسخ منفی است در جستجوی نقاط اصلاحی.

بنابراین اگر مشخص شد که از هر یک از منابع سازمان می‌توان به شیوه‌ اثربخش‌تر و کاراتری برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه‌ی سیستم کنترل مدیریت انجام اقدامات اصلاحی بهبود برای افزایش اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود.

تفاوت کنترل و نظارت و پایش در سازمان چیست؟

سه اصطلاح کنترل(Control) و نظارت(Supervision) و پایش(Monitoring) گاهی اوقات به‌ عنوان واژه‌هایی مترادف در مدیریت یا در سازمان ها به‌کار گرفته می‌شوند. در اینجا سعی میکنیم بیشتر با این اصطلاحات آشنا شویم تا بتوانیم با دقت بیشتری از آنها استفاده نماییم.

• نظارت (Supervision)

نظارت اصطلاحی بسیار عمومی است و معنای آن می‌تواند بسته به فضای گفتگو، متفاوت باشد.مثلاً وقتی کارگری مشغول تمیز کردن خانه است، ممکن است از کسی بخواهید که بر کار او نظارت کند. در چنین حالتی، چندان مشخص نیست که معیارها و استانداردها چه هستند و شما می‌توانید بصورت سلیقه‌ای، دیدگاه‌ها و انتظارات خودتان را با کارگر در میان بگذارید.اما در شکل سازمانی معمولاً نظارت، مفهومی گسترده‌تر است و وقتی فرد یا سازمانی بر روی فرد یا گروه یا سازمانی نظارت می‌کند، این حق برایش ایجاد می‌شود که از مجموعه‌ی تحت نظارت، گزارش‌ بخواهد و عملکرد آن‌ها را بر اساس معیارهای ذهنی یا شفاف و تعریف‌شده بررسی کند. به طور کلی، تعریف نظارت و معنای آن بستگی به این دارد که چه کسی آن‌ را در کجا به‌کار ببرد و چه وظایف و اختیاراتی برای ناظر (Supervisor) در نظر گرفته شود.

• پایش (Monitoring)

در پایش، معیارها عینی‌تر هستند و فرایند به شکلی شفاف تعریف شده است. معمولاً یک یا چند شاخص، تعریف می‌شوند و فرصت و ابزارهای اندازه‌گیری و سنجش هم، فراهم است. هم‌چنین استانداردها و چارچوب‌های کلی نیز تعریف می‌شود. در این حالت، فرد یا سازمانی که مسئول پایش است، هر زمان شاخص‌ها از محدوده‌ی مجاز خارج شوند و انحراف معیاری وجود داشته باشد، این مسئله را اعلام می‌کند. وظیفه‌ی فرد یا نهادی که مسئول پایش است، معمولاً به اطلاع‌رسانی محدود است و قدرت اجرایی بیشتری در اختیار ندارد. به عنوان مثال:واحدی که مسئولیت بررسی ساعات ورود و خروج کارکنان یک شرکت و گزارش تأخیرها و غیبت‌ها را بر عهده دارد و یا سازمانی که آلاینده‌های موجود در هوا را اندازه‌‌گیری و گزارش می‌کند.

• کنترل (Control)

فرایند کنترل بزرگ‌تر و جامع‌تر از نظارت و پایش است؛ چون صرفاً به نظارت و ارزیابی محدود نمی‌شود. فرد یا دپارتمان یا سازمانی که مسئولیت کنترل به آن واگذار می‌شود، شاخص‌ها و استانداردها و اهداف را تعریف می‌کند. سپس همزمان با نظارت و پایش وضعیت موجود، باید پس از مشاهده‌ی انحراف از اهداف و استانداردها، اقدام اصلاحی (Corrective Action) هم تعریف و اجرا کرده و نتیجه‌ و میزان اثربخشی اقدام‌های اصلاحی خود را نیز بررسی و مانیتور کند.

اقدام اصلاحی ممکن است از جنس تعدیل اهداف و استانداردها و یا تعریف و اصلاح و بهبود روش‌ها و فرایندها باشد.

تا کنون مشخص شد که مفهوم کنترل چیست و از آن مهم تر اینکه همه سیستم های مدیریتی نیازمند کنترل هستند. یکی از المان‌های مهم سیستم‌های کنترل، شاخص‌ها هستند.

در حقیقت فاصله‌ی بین یک سخنرانی ادبی و یک گزارش مدیریتی زمانی به وجود می‌آید که شاخص‌هایی قابل سنجش و ارزیابی مطرح می‌شوند. مدیری که می‌گوید: «ما همواره به سرمایه‌های انسانی خود توجه داشته‌ایم»، صرفاً در حال بیان یک جمله‌ی زیبای ادبی است؛ اما اگر بتواند معیارهایی را اعلام کرده و مشخص کند که بر چه اساس، معتقد است که به سرمایه‌های انسانی توجه کرده، عملاً صحبت‌های او به یک گزارش مدیریتی نزدیک می‌شود.

یکی از کارکردهای مهم سیستمهای کنترل مدیریت این است که شاخص‌های متعددِ عینی و عددی در اختیار مدیران قرار می‌دهد. احتمالاً بسیاری از ما، جمله‌ی معروف انیشتین در مورد رابطه‌ی بین امکان اندازه‌گیری یک شاخص و میزان اهمیت آن شاخص را به خاطر داریم:

” هر چیزی که قابل اندازه گیری و شمارش باشد الزاما مهم نیست؛ و همه‌ی چیزهای مهم هم قابل شمارش و اندازه گیری نیستند.:

اما از سوی دیگر می‌دانیم که چنین باوری نمی‌تواند به عنوان بهانه‌ای برای فرار از اندازه‌گیری و کنترل در زندگی شخصی و محیط شغلی مورد استفاده قرار گیرد.

شاید بتوان در دنیای عملی و در حوزه مدیریت توجه به این جمله، اثر بخش تر باشد:

” اگر نتوانیم چیزی را اندازه گیری کنیم، نمیتوانیم آن را مدیریت کنیم، بنابراین نمیتوانیم آن را بهبود دهیم!”